Как выставить счёт покупателю
Счёт нужен, когда покупатель платит по безналу: юрлицо, ИП или физлицо, которому удобнее перевести с карты по реквизитам. Документ несложный, но в нём легко ошибиться в двух местах — подставить не тот вид цены и не указать срок действия, после которого цена уже не ваша.
Григорий Втюрин · Автоматизация розницы, компания «Втюрин»
Коротко
- Вид цены подставляется из договора покупателя, а не выбирается вручную.
- Срок действия счёта защищает от оплаты по старой цене через месяц.
- Счёт не двигает остатки и не резервирует товар — для резерва нужен заказ.
- Отправлять лучше в PDF: в Excel цифры правят и возвращают вам уже другие.
- Оплата сопоставляется с счётом по банковской выписке, а не отмечается вручную.
Порядок действий
- 1Создайте счёт на оплату в разделе продаж.
- 2Выберите покупателя — вид цены и условия подтянутся из его договора.
- 3Подберите позиции и укажите количество.
- 4Проверьте цены: они должны соответствовать договорным, а не розничным.
- 5Добавьте скидку, если она согласована, и укажите её отдельной строкой.
- 6Укажите срок действия счёта.
- 7Проведите документ и выгрузите печатную форму в PDF.
- 8Отправьте покупателю и отслеживайте оплату по выписке.
Где спотыкаются
То, чего нет в документации: ошибки, которые повторяются от магазина к магазину.
В счёт попадает розничная цена
Менеджер выставил счёт оптовому покупателю по ценам зала. Покупатель оплатил, и теперь либо вы теряете маржу, либо объясняете, почему цена изменилась. Лечится привязкой вида цены к договору, а не внимательностью менеджера.
Не указан срок действия
Счёт оплачивают через полтора месяца, когда закупочная цена уже выросла. Формально претензий нет — вы сами не ограничили срок. Строчка про срок действия стоит ничего и снимает этот разговор.
Считают, что счёт резервирует товар
Не резервирует. Покупатель оплатил, а товар за это время продали в зале. Если товар надо придержать, оформляется заказ покупателя с резервом, а счёт выставляется на его основании.
Отправляют Excel
Файл возвращается с исправленными позициями или количеством, причём заметить правку трудно. Для отправки наружу PDF, для внутренней работы что угодно.
Вопросы и ответы
Коротко о главном
Не нашли ответа? Позвоните или напишите — ответим в течение 15 минут в рабочее время.
Зависит от плательщика и способа. Безналичный перевод от юрлица или ИП на расчётный счёт чека не требует. Оплата картой или наличными — требует, даже если счёт выставлялся. Настраивается это один раз, чтобы кассир не решал каждый раз сам.
Покажем на вашей базе
Обучение кассира и товароведа стоит 3 940 ₽: два занятия по видеосвязи на ваших данных и памятка по вашим операциям.
ВТЮРИН — аттестованный франчайзи фирмы «1С». Подбор комплекта, расчёт и консультация бесплатны. Бюджет складывается из трёх частей: лицензия «1С» по прайсу вендора, оборудование (касса, фискальный накопитель, ОФД, сканер) и наши работы по настройке. Состав и цена фиксируются в договоре до начала работ, поэтому «скрытых часов» не бывает.
Получить расчёт
Перезвоним в течение 15 минут в рабочее время и зададим несколько вопросов по вашим процессам.