Как сделать акт сверки с контрагентом
Акт сверки нужен, когда ваши цифры и цифры контрагента разошлись — а расходятся они почти всегда: у него отгрузка от тридцатого, у вас приёмка от второго. Документ показывает обороты и сальдо с обеих сторон и заставляет найти, где именно разъехалось.
Григорий Втюрин · Автоматизация розницы, компания «Втюрин»
Коротко
- Сверка идёт по конкретному контрагенту и периоду, а при нескольких договорах — по каждому отдельно.
- Расхождение чаще всего в датах: документ проведён в разных периодах у вас и у него.
- Вторая частая причина — неоформленные возвраты и неучтённые оплаты.
- Акт формируется из учётных данных, а не заполняется руками.
- Подписанный акт фиксирует признанный долг — это важно, если дело дойдёт до спора.
Порядок действий
- 1Откройте раздел взаиморасчётов и создайте акт сверки.
- 2Выберите контрагента и период сверки.
- 3Укажите договор, если расчёты ведутся по нескольким.
- 4Заполните документ по данным учёта — обороты подтянутся автоматически.
- 5Сформируйте печатную форму и отправьте контрагенту.
- 6Получите его вариант и сверьте построчно с вашим.
- 7Найдите расхождения: даты, суммы, недостающие документы.
- 8Исправьте свою сторону, если ошибка ваша, и подпишите итоговый акт.
Где спотыкаются
То, чего нет в документации: ошибки, которые повторяются от магазина к магазину.
Сверяются раз в год
За год расхождений накапливается столько, что разбор превращается в отдельный проект. Квартальная сверка с основными поставщиками занимает полчаса и находит ошибку, пока про неё ещё помнят обе стороны.
Не разделяют договоры
Если с контрагентом несколько договоров, общий акт показывает свёрнутое сальдо, и понять, по какому именно долг, невозможно. Сверять надо по каждому договору.
Правят свои документы, не разобравшись
Соблазн подогнать цифры под акт контрагента велик, особенно если сумма небольшая. Но расхождение почти всегда имеет причину, и подгонка её маскирует — а в следующем квартале она вылезет снова, уже с процентами.
Забывают про возвраты и авансы
Самые частые источники расхождения после дат. Оформленный у вас и неоформленный у него возврат даёт разницу ровно на его сумму — и ищут её обычно дольше всего.
Вопросы и ответы
Коротко о главном
Не нашли ответа? Позвоните или напишите — ответим в течение 15 минут в рабочее время.
С основными поставщиками — ежеквартально, с остальными раз в полгода. Обязательно перед закрытием года и перед сменой ответственного менеджера: после его ухода разбираться будет некому.
Покажем на вашей базе
Обучение кассира и товароведа стоит 3 940 ₽: два занятия по видеосвязи на ваших данных и памятка по вашим операциям.
ВТЮРИН — аттестованный франчайзи фирмы «1С». Подбор комплекта, расчёт и консультация бесплатны. Бюджет складывается из трёх частей: лицензия «1С» по прайсу вендора, оборудование (касса, фискальный накопитель, ОФД, сканер) и наши работы по настройке. Состав и цена фиксируются в договоре до начала работ, поэтому «скрытых часов» не бывает.
Получить расчёт
Перезвоним в течение 15 минут в рабочее время и зададим несколько вопросов по вашим процессам.